Privatlivspolitik for Frederiksborg Gruppen A/S

Senest opdateret: 26. marts 2025

Hos Frederiksborg Gruppen A/S tager vi din databeskyttelse alvorligt. Vi ønsker at være åbne og gennemsigtige om, hvordan vi behandler dine personoplysninger – uanset om du er lejer, boliginteresseret, besøgende på vores hjemmeside, samarbejdspartner eller leverandør.

Denne privatlivspolitik forklarer:

  • Hvem vi er
  • Hvilke oplysninger vi indsamler
  • Hvorfor og hvordan vi bruger dem
  • Hvem vi deler dem med
  • Hvor længe vi gemmer dem
  • Hvilke rettigheder du har
  • Hvordan du kan komme i kontakt med os

Hvem er vi?

Frederiksborg Gruppen A/S arbejder med ejendomsudvikling, udlejning og administration af boliger og erhvervslejemål. Vi samarbejder med lejere, virksomheder, ejendomsmæglere, advokater og leverandører for at sikre gode bolig- og erhvervsløsninger.

Som en del af dette arbejde indsamler og behandler vi personoplysninger om en række personer – og vi gør det med stor respekt for din ret til privatliv.

Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Det betyder, at vi bestemmer, hvorfor og hvordan dine oplysninger behandles.

Kontaktoplysninger

Har du spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger – eller ønsker du at bruge dine rettigheder – så kan du kontakte os på kontakt@frederiksborggruppen.dk eller loj@frederiksborggruppen.dk, eller skrive til os via vores hjemmeside www.frederiksborggruppen.dk

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er oplysninger, der direkte eller indirekte kan bruges til at identificere dig. Det kan være:

  • Dit navn, adresse og telefonnummer

  • Din e-mailadresse

  • Dit CPR-nummer

  • Oplysninger om din økonomi

  • Din IP-adresse

  • Information om din husstand eller dit lejemål

Hvornår og hvorfor indsamler vi dine oplysninger?

1. Når du besøger vores hjemmeside

Vi bruger cookies til at analysere brugen af hjemmesiden og forbedre oplevelsen for dig. Nogle cookies sættes af tredjeparter som Google Analytics og Instagram. Du kan læse mere i vores cookiepolitik.

Hvis du kontakter os via kontaktformularen, gemmer vi de oplysninger, du selv indtaster – typisk navn, e-mail og besked.

2. Når du skriver dig op til en bolig

For at kunne kontakte dig, når der er et lejemål ledigt, beder vi om:

  • Navn

  • E-mailadresse

  • Telefonnummer

  • Ønsker til boligtype og beliggenhed

Vi opbevarer din opskrivning i op til 3 år, medmindre du beder os slette dine oplysninger før.

3. Når du bliver lejer hos os

Ved indgåelse og løbende administration af et lejeforhold, behandler vi bl.a.:

  • Dit fulde navn og kontaktoplysninger

  • CPR-nummer (bruges kun med dit samtykke, fx til digital underskrift og identifikation)

  • Oplysninger om husstand, ægtefælle/samlever, børn mv.

  • Oplysninger om husdyr

  • Kreditoplysninger (fra f.eks. RKI)

  • Bankkontooplysninger (til brug ved opkrævning eller udbetaling)

  • Adgangsoplysninger til nøgler eller nøglebrikker

  • Oplysninger om eventuel fremleje eller overtrædelser af lejekontrakt

Vi anvender også videoovervågning på udvalgte fællesarealer samt dørtelefoner med videoopkald, hvor billeder midlertidigt registreres med henblik på tryghed og sikkerhed.

4. Når du er leverandør eller samarbejdspartner

Vi indsamler og behandler kontaktoplysninger på dig eller dine medarbejdere:

  • Navn

  • E-mailadresse

  • Telefonnummer

  • Virksomhedsoplysninger og CVR-nummer

Formålet er at kunne samarbejde og kommunikere effektivt og sikkert.

Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Vi bruger dine oplysninger for at:

  • Svare på din henvendelse

  • Administrere ventelister

  • Udføre kreditvurderinger

  • Indgå og opretholde lejekontrakter

  • Opkræve og udbetale beløb (leje, depositum mv.)

  • Sikre adgang og tryghed i ejendommen

  • Overholde lovgivningen (fx bogføringsloven)

Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige i den konkrete sammenhæng.

Hvad er det juridiske grundlag?

Behandlingen af dine oplysninger sker typisk på ét eller flere af følgende grundlag:

  • Når det er nødvendigt for at indgå eller opfylde en kontrakt – fx en lejeaftale

  • Når vi har en retlig forpligtelse – fx ifølge bogføringsloven

  • Når du har givet os samtykke – fx til at modtage e-mails eller bruge dit CPR-nummer

  • Når vi har en legitim interesse – fx for at sikre god drift og sikkerhed i vores ejendomme

Hvis vi bruger følsomme oplysninger (f.eks. helbredsoplysninger ved behov for boligindretning), sker det kun med dit samtykke.

Hem deler vi dine oplysninger med?

Vi videregiver dine oplysninger, når det er nødvendigt – og aldrig uden gyldig grund. Eksempler på modtagere kan være:

  • Ejendomsadministratorer (vi samarbejder med eksterne partnere til boligadministration)

  • Offentlige myndigheder, hvis vi er forpligtet

  • Kreditvurderingsbureauer (som RKI)

  • Revisorer og advokater

  • Forsyningsselskaber og håndværkere

  • IT-leverandører (f.eks. systemer til ejendomsadministration, digitale underskrifter)

  • Ejendomsmæglere (ved udlejning af erhvervslejemål)

  • Inkassobureauer (ved betalingsmisligholdelser)

Alle databehandlere arbejder under en kontraktlig forpligtelse, og må kun bruge oplysningerne på vores instruks.

Overførsel af data uden for EU

Vi bestræber os på at behandle alle data inden for EU/EØS. I enkelte tilfælde, fx ved brug af MailChimp, kan data behandles i USA.

MailChimp er tilsluttet EU-U.S. Data Privacy Framework, som sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for overførsel af persondata til USA.

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Vi gemmer kun dine oplysninger så længe, det er nødvendigt. Her er nogle eksempler:

  • Ventelisteoplysninger: op til 3 år

  • Lejeaftaler og økonomiske oplysninger: op til 5 år efter ophør af lejeforholdet (jf. bogføringsloven)

  • E-mails og korrespondance: så længe det er nødvendigt i forhold til sagsbehandling og dokumentation

Vi gennemgår løbende vores opbevaring og sletter oplysninger, der ikke længere er nødvendige.

Dine rettigheder

Du har ret til at:

  • Få indsigt i hvilke oplysninger vi har om dig
  • Få rettet forkerte eller mangelfulde oplysninger
  • Få slettet oplysninger, når det er muligt og lovligt
  • Begrænse, hvordan vi bruger dine oplysninger
  • Gøre indsigelse mod visse typer behandling
  • Få dine oplysninger udleveret i et læsbart format (dataportabilitet)
  • Trække dit samtykke tilbage (det påvirker ikke tidligere behandling)

Sådan bruger du dine rettigheder

Send os en e-mail på kontakt@frederiksborggruppen.dk eller loj@frederiksborggruppen.dk. Vi svarer hurtigst muligt – og senest inden for 30 dage.

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger, kan du altid kontakte Datatilsynet:

Borgergade 28, 5., 1300 København K,  www.datatilsynet.dk

Ændringer til denne politik

Vi opdaterer privatlivspolitikken, når der sker ændringer i lovgivningen eller vores behandling. Du kan altid se den nyeste version på vores hjemmeside.